Trong những năm gần đây, tầm quan trọng của dữ liệu đã trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết khi rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới đã nâng cao năng suất, tối ưu được thời gian, chi phí và cải thiện độ chính xác trong các quyết định kinh doanh thông qua việc khai thác dữ liệu. Tuy nhiên, hành trình từ dữ liệu đến những quyết định kinh doanh mang tính chiến lược chưa bao giờ là đơn giản. Hãy tự đối chiếu với tình hình thực tế ở doanh nghiệp bạn: Bạn đã từng thấy hoang mang, đau đầu khi đối mặt với dữ liệu trong chính doanh nghiệp mình. Dữ liệu rải rác trong các hệ thống, không thống nhất và rất khó khăn trong việc truy xuất thông tin. Làm thế nào để quản lý, khai phá và phân tích dữ liệu đem đến hiệu quả?

Lợi ích của Business Intelligence

Một nền tảng BI tốt cho phép hiển thị đầy đủ dữ liệu quan trọng mà doanh nghiệp đang có. Không chỉ cho phép xem dữ liệu mà còn có cái nhìn chi tiết hơn về dữ liệu, hiển thị dữ liệu theo thời gian thực về mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Với cách hiển thị dữ liệu chi tiết, nhà lãnh đạo có thể thích ứng được với sự thay đổi của doanh nghiệp.

BI cho phép xem chính xác tất cả các chỉ số KPI tạo các báo cáo chính xác ở tất cả các cấp. Sử dụng dữ liệu được trực quan hóa, nhà lãnh đạo có thể phân tích các đường xu hướng, bao gồm dữ liệu quá khứ và một số phân tích dự đoán cho tương lai của doanh nghiệp. BI cho phép xây dựng các chế độ xem cụ thể cho các bên chính có liên quan để họ có thể xem dữ liệu quan trọng.

BI giúp loại bỏ sự phức tạp liên quan đến các quy trình. Nó cũng tự động hóa việc phân tích bằng cách đưa ra phân tích dự đoán, lập mô hình máy tính, đo điểm chuẩn và các phương pháp luận khác.

BI giúp cho tính minh bạch của dữ liệu được nâng cao hơn và từ đó chất lượng của việc ra quyết định sẽ được cải thiện. Ngay cả những người dùng không chuyên về kỹ thuật hoặc không phải là nhà phân tích cũng có thể thu thập và xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng. Điều này góp phần mở rộng sức mạnh của phân tích đến với nhiều người dùng hơn.

Xu hướng hiện tại của Business Intelligence là gì?

Với tính hiện đại, BI đang dần hướng đến những mục tiêu và xu hướng mới như:

1. Tableau.com: Business intelligence: A complete overview 2. Guru99.com: What is Business Intelligence? BI Definition, Meaning & Example 3. Selecthub.com: ERP and BI: Key Differences and How They Function Together

Business Intelligence hoạt động như thế nào?

Về phương diện kỹ thuật, BI hoạt động theo 3 bước sau:

Bước 1: Dữ liệu thô được thu thập và trích xuất từ cơ sở dữ liệu của công ty. Dữ liệu có thể thu thập ở phạm vi rộng hơn, trên nhiều hệ thống không đồng nhất.

Bước 2: Dữ liệu sẽ được xử lý an toàn và chuyển vào kho dữ liệu. Tại đây sẽ hình thành các bảng dữ liệu liên kết và tạo ra các khối dữ liệu.

Bước 3: Sử dụng hệ thống BI, người dùng có thể truy vấn, truy cập dữ liệu, yêu cầu xuất báo cáo đột xuất hoặc đưa ra bất kỳ phân tích nào khác để phục vụ cho việc phân tích kinh doanh của doanh nghiệp.

Planning and Forecasting – Dự báo và lên kế hoạch

Trong môi trường thực tế, để tổng hợp được một bảng kế hoạch cho quí tới, năm tới hay phương hướng của công ty trong nhiều năm tới sẽ rất phức tạp. Hầu như các bảng kế hoạch và dự báo của doanh nghiệp đều phụ thuộc vào nhận định chủ quan của một số người có kinh nghiệm.

Tất cả những người quản lý chắc hẳn ai cũng muốn có được sự hỗ trợ đáng tin cậy và mang tính khoa học nhằm giúp họ đưa ra được những dự báo vững chắc hơn. Nắm bắt nhu cầu này, các tên tuổi hàng đầu về hệ thống BI đều hỗ trợ khá tốt khả năng dự báo và lên kế hoạch.

Kết hợp với kinh nghiệm của người sử dụng, những bản kế hoạch cho tương lai được tổng hợp khá nhanh và có độ chính xác cao.

Ngoài hai tính năng trên, hệ thống BI còn giúp cho người sử dụng khả năng phân tích và mô phỏng. Chức năng này giúp cho người sử dụng có thể giả lập một số biến cố, qua đó đánh giá được xu thế thay đổi của các chỉ số KPI mà họ quan tâm.

Data Warehouse – Khai thác dữ liệu tập trung

Khi doanh nghiệp hoạt động hiệu quả thì việc mở rộng phạm vi trên nhiều tỉnh thành, hay nhiều quốc gia là nhu cầu tất yếu. Song song với việc phát triển như thế, thì ban quản trị cũng vấp phải nhiều khó khăn trong quản lý.

Dữ liệu của công ty, tập đoàn nằm rải rác ở nhiều nơi và dưới nhiều hình thức khác nhau. Do đó, bất cứ nhu cầu truy vấn, phân tích hay so sánh giữa các vùng với nhau đều tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức.

Với Data Warehouse (Kho dữ liệu) của BI, những dữ liệu quan trọng nằm rải rác nhiều nơi, dưới nhiều định dạng khác nhau của DN sẽ được trích xuất đều đặn và được tập hợp lại theo một cấu trúc thống nhất. Qua đó những báo cáo từ chi tiết đến tổng quát của toàn DN đều luôn đảm bảo được tính chính xác và kịp thời.

“Kho dữ liệu” đã được rất nhiều tập đoàn lớn nhìn nhận là một phần quan trọng trên bước đường toàn cầu hóa của họ.

Vì sao Business Intelligence lại quan trọng đối với doanh nghiệp?

Business Intelligence mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích to lớn. BI cho phép doanh nghiệp tiếp cận nguồn thông tin chính xác và cần thiết. Các nhà phân tích có thể tận dụng BI để phân tích các xu hướng trong tương lai, hành vi mua hàng hay vị thế và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Dựa vào những thông tin phân tích được, doanh nghiệp xây dựng các chiến lược phù hợp để giữ chân khách hàng, hoạt động kinh doanh được trôi chảy và hiệu quả hơn.

Một số lí do khác khiến BI trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp:

Ngoài ra, Business Intelligence (BI) đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp vì những lý do sau:

Monitoring – Giám sát và cảnh báo tự động

Để khẳng định tên tuổi của mình hơn nữa trên thị trường BI, các nhà cung cấp giải pháp lớn liên tục đầu tư vào phần giao diện người dùng. Các khái niệm về Dashboards – bảng điều khiển, Scorecards – bảng chỉ số… đã được áp dụng vào quản lý DN.

Nhờ vào bảng điều khiển mà các chỉ số thể hiện tình trạng phát triển của công ty (KPIs) luôn được tự động tổng hợp và cập nhật thường xuyên.

Ngoài chức năng cảnh báo tự động qua màu sắc, hình ảnh, hệ thống BI còn có chức năng tự động gửi email thông báo đến người có thẩm quyền, giúp người quản lý luôn có được thông tin về những gì đang xảy ra.

Analysis – Báo cáo phân tích cao cấp

Một trong những nỗi sợ hãi lớn nhất của quản trị doanh nghiệp là bị chìm ngập trong một rừng dữ liệu. Sắp xếp quản lý cánh rừng đó đã là quá khó khăn nói chi đến việc khai thác giá trị từ đó. Nhưng thực tế trong quá trình ra quyết định vẫn luôn đòi hỏi những nhu cầu truy vấn phức tạp.

Hiện nay giải pháp báo cáo phân tích cao cấp của BI đã tương đối hoàn thiện với những tính năng nổi bật như:

Giúp giải quyết những yêu cầu phức tạp như “cung cấp thông tin về doanh thu và số lượng mặt hàng bán được của 3 năm gần nhất, theo tất cả các vùng, ứng với tất cả các nhóm sản phẩm và từng sản phẩm, và nhân viên thực hiện giao dịch”.

Với dạng câu hỏi như trên người quản trị chỉ mất vài giây tương tác với hệ thống OLAP là đã có được câu trả lời.

Khả năng tùy biến chiều thông tin

Song song với tính năng đào sâu dữ liệu là khả năng tùy chỉnh thứ tự của các chiều thông tin.

Ví dụ cũng với những chiều thông tin như yêu cầu trên ta có góc nhìn khác như “cung cấp thông tin về doanh thu và số lượng mặt hàng bán được, ứng với các nhân viên bán hàng, của toàn bộ các vùng, trên tất cả các nhóm sản phẩm và từng sản phẩm, trong 3 năm gần nhất”.